Las sociedades, entidades y empresarios que estén obligados a presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil, conforme a las disposiciones vigentes, podrán cumplir con estas obligaciones de manera cómoda, sencilla y digital con ContaPlus Flex.
Pasos Previos a la generación del Depósito de Cuentas Anuales con ContaPlus Flex.
Se deben cumplir los siguientes requisitos para la generación del Depósito de Cuentas Anuales del Ejercicio 2016.
- Tener actualizada la aplicación ContaPlus. Esta información se puede comprobar accediendo al menú Ayuda/Acerca de.
- Para que las modificaciones de los modelos de cuentas anuales, se incorporen a nuestro ejercicio 2016 hay que seguir los siguientes pasos:
- Copia de Seguridad de la empresa del ejercicio 2016
- Restaurar el Plan Contable de nuestra empresa (sólo en el caso de que nuestra empresa trabaje con Plan Contable Normal, Abreviado o Pyme). Para realizar este proceso se accede al menú Empresa/Empresas, se modifica la empresa del ejercicio 2016 y se pulsa el botón de “Aplicar Cambio del Plan Contable”
- Restaurar la formulación de la Memoria desde el menú Cuentas Anuales/Configurar Informes/Fórmulas de la memoria pulsando el icono Restaurar.
- Por último, se realizará un refresco de datos desde el menú Utilidades/Refrescar datos y se verificará que no se genera ningún error al concluir el proceso.
- Comprobar que el ejercicio 2016 y 2015 tienen correctamente asignado el histórico. (Accede al siguiente link para ver como Asignar histórico manual en Contaplus Flex)
- Cerrar los ejercicios que intervendrán en el depósito de cuenta (2014, 2015 y 2016).
- Desde el menú Empresa/Empresas, modificar la empresa correspondiente al ejercicio 2016 y rellenar la siguiente información.
- Pestaña Datos Empresa: Indicar los datos de la persona física que será el presentador.
- Pestaña Fiscales: Incorporar los datos fiscales de la empresa.
- Pestaña Hacienda: Indicar la actividad de la empresa, código IAE y código CNAE.
- Pestaña Balances: Rellenar la información de Personal Asalariado, presentación de cuentas y código LEI, este último en el caso de disponer del él.
- Por último, descargar e instalar el programa D2 para ejercicios 2016 desde la página web www.registradores.org
Generación del Depósito de Cuentas Anuales.
1.1. Generación de las Cuentas Anuales.
Se comenzará por la generación telemática de los diferentes Estados que forman las Cuentas Anuales.
1. Balance de Situación:
Acceder al menú Informes y modelos/Financieros/Balance de Situación.
Desde la Pestaña Oficial comprobar que las fechas del ejercicio actual y su histórico son correctas, marcar Telemática y Aceptar.
Cuando finalice la Generación “Oficial Telemática” del Balance de Situación se visualizará una ventana que informa de la incorporado a la presentación telemática. Esta ventana aparecerá al generar en “Oficial Telemática” todos los Estados que componen las Cuentas Anuales.
2. Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Acceder al menú Informes y modelos/Financieros/Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Desde la Pestaña Oficial comprobar que las fechas del ejercicio actual y su histórico son correctas, si es así, marcar Telemática y Aceptar.
3. Estado de Cambios del Patrimonio Neto.
Acceder al menú Cuentas Anuales/E.C.P.N.
Al acceder al E.C.P.N. pulsar sobre “Recalcular” y ContaPlus Flex calculará el Saldo al Inicio y Fin de Ejercicio (tanto del Ejercicio 2016 como de los dos ejercicios anteriores.) Calculados los datos, si corresponde, se deben corregir las variaciones producidas en el Patrimonio Neto entre el Inicio y Fin de Ejercicio.
Una vez completado y comprobado el Estado de Cambios del Patrimonio Neto, se procede a su generación marcando Oficial Telemática y Aceptar.
4. Estado de Flujos de Efectivos
(Obligatorio si la empresa presenta el modelo normal de Cuentas Anuales)
Acceder al menú Cuentas Anuales/E.F.E.
Calcular el E.F.E. pulsando en el icono recalcular, comprobar los datos y completar este Estado si corresponde.
Realizaremos la generación del “Estado de Flujos de Efectivos” pulsando el icono Generar, marcaremos Oficial telemática y Aceptar.
5. Memoria.
5.1. Acceder al menú Cuentas Anuales/Configurar Informes/Formular Memoria. Aquí se escribe el Nombre de la Empresa y Administrador.
5.2.El siguiente paso, desde el menú Cuentas Anuales/Configurar Informes/Modelo de Memoria. Se abrirá la plantilla de la memoria donde completar la Nota 1, que hace referencia al objeto social, la actividad de la empresa y toda aquella información que ContaPlus Flex no contempla y se quiere recoger en la Memoria.
Editada la Memoria pulsar en Archivo/Guardar.
5.3. Por último, acceder al menú Cuentas Anuales/Memoria, se calculan los campos que contienen fórmulas y se conservan los cambios incorporados en el paso anterior.
Comprobar que la información es correcta y guardar el nuevo documento como tipo “texto sin formato” y nombre “Memoria.txt”.
1.2. Mantenimiento de Datos.
Generadas las Cuentas Anuales acceder al menú Cuentas Anuales/Depósito de Cuentas/Mantenimiento de Datos.
- En las pestañas “Datos empresa fiscales” y “Datos empresa balances” visualizar la información que previamente se completó desde el menú Empresa/Empresas.
- En la pestaña “Datos de Instancia” ContaPlus Flex selecciona los Documentos que son obligatorios según el Plan Contable de la empresa. En esta pantalla se incorporan los datos de registro de la entidad, marcar si se adjunta algún otro documento y completar, si corresponde, el código ROAC del auditor firmante.
3. En la pestaña “Administradores” incorporar los Nombres y Apellidos de los Administradores.
4. En la pestaña “Ficheros Telemáticos» se comprobara que Estados Financieros han sido generados y se importan ficheros como la Memoria, Informe de Gestión, Informe de Auditoria, etc…
1.3. Proceso de Datos.
Completada y comprobada la información de “Mantenimiento de Datos” se puede realizar la “Generación de Depósito de Cuentas Anuales”, para ello, se accede al menú: Cuentas Anuales/Depósito de Cuentas/Generar Cuentas.
– Nombre del Depósito: Indicar, por ejemplo, el código de la empresa en ContaPlus.
– Ruta de Instalación del programa D2.
– Ruta de generación del Depósito: Carpeta donde guardar el Depósito de Cuentas.
Pulsar el botón “Comprobar”, y ContaPlus Flex revisará si existe algún error. Si éstos son de cumplimentación obligatoria, es necesario corregirlos antes de realizar la Generación Telemática.
Corregidos los Errores pulsar el botón “Generar Telemática” y se realizará la “Generación del Depósito de Cuentas” en la ubicación indicada. Además, se puede abrir el Depósito de Cuentas con el programa D2 y comprobar la información del mismo.
Realizados todos los pasos previos se habrá generado el “Deposito de Cuentas Anuales” y sólo quedará la presentación en el Registro Mercantil.
Formas de Presentación del Depósito de Cuentas Anuales.
1. En Soporte CD/DVD
Al realizar la Generación Telemática se crea en la ruta de generación del Depósito los siguientes ficheros:
- XXXXXX.InstanciaHuella.pdf
- XXXXXX.zip
Pasos ha seguir para la presentación en Soporte CD/DVD:
– Guardar en el CD/DVD el fichero .zip que contiene los documentos objeto del depósito
– Junto con el CD/DVD presentar en el Registro Mercantil:
- Instancia de Presentación (por triplicado) y Certificado de la Huella digital firmado. Estos documentos se obtienen imprimiendo el documento con nombre xxxxxx.InstanciaHuella.pdf que contiene la Solicitud de Presentación por triplicado y certificación de la Huella Digital.
- Certificado de Aprobación de Cuentas.
2. Presentación Telemática Mixta.
Para realizar una presentación Telemática Mixta con ContaPlus adjuntar el Certificado de aprobación de Cuentas con las Firmas en ficheros telemáticos.
Al realizar la Generación Telemática se crea en la ruta generación del Depósito los siguientes ficheros:
- XXXXXX.InstanciaHuella.pdf
- XXXXXX.zip
Pasos para la presentación Telemática Mixta:
– Se Presenta a través de la página web www.registradores.org el fichero .zip que contiene lo documentos objeto del depósito.
– Dentro de los 15 días hábiles siguientes al envío telemático deberá aportarse en el Registro Mercantil los siguientes documentos:
- Certificado de aprobación de cuentas (que debe incluir las firmas manuscritas y la Huella digital)
- Instancia de solicitud y Certificado de la Huella digital firmado. Estos documentos se obtienen imprimiendo el documento con nombre xxxxxx.InstanciaHuella.pdf que contiene la Solicitud de Presentación por triplicado y certificación de la Huella Digital.
- Acuse de recibo de la presentación telemática emitido por el portal web.
3. Presentación Telemática Completa.
Para la presentación Telemática Completa con ContaPlus Flex adjuntar el Certificado de aprobación de Cuentas con las Firmas manuscritas en ficheros telemáticos.
Este documento se adjunta desde el menú Cuentas Anuales/Depósito de Cuentas/Mantenimiento de Datos, pestaña Ficheros Telemáticos, pulsando en el icono Importar.
Seleccionar como tipo de fichero “Certificado con Firmas (*pdf)” y seleccionar el Certificado de aprobación con firmas.
Al realizar la Generación Telemática se genera en la ruta generación del Depósito los siguientes ficheros:
- XXXXXX.HuellaCertificado.pdf
- XXXXXX.zip
Pasos para la presentación Telemática Completa:
– Presentar en un mismo proceso a través de la página web www.registradores.org el fichero .zip que contiene los documentos objeto del depósito y el fichero XXXXX.HuellaCertificado.pdf. que contiene la Huella Digital y el Certificado de Acuerdo con las firmas manuscritas.
