Presentación de Libros Contables en ContaPlus Flex

Todo empresario debe realizar la legalización de sus libros contables en el plazo de cuatro meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable. Supongamos que nuestro ejercicio contable se corresponde con el año natural, del 01-01-2015 al 31-12-2015, es este caso, el plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el 30 de abril de 2016.

Además, para ejercicios contables iniciados a partir del 29-09-2013, será obligatoria su generación en formato electrónico y su presentación en el Registro Mercantil será vía telemática.

A continuación te mostramos como generar y presentar los libros con tu ContaPlus Flex en estos sencillos pasos:

1.Generación de los libros a legalizar

1.1.Pasos previos

1.2. Generación del Libro diario

1.3. Generación del Balance de Situación

1.4. Generación del la Cuenta de Pérdidas y Ganancias

1.5. Generación del Estado de Cambio del Patrimonio Neto

1.6. Generación de la Memoria

1.7 Generación del Balance de Sumas y Saldos

2. Proceso de Legalización de Libros

2.1. Acceso al menú Legalización de Libros

2.2. Directorio de Legalización

2.3. Entrada de Libros

2.4. Datos de Presentación

2.5. Procesar Libros y Firmas Digitales

2.6. Presentación telemática de los Libros

1. Generación de los Libros a Legalizar

1.1. Pasos previos.

Crearemos una carpeta en el disco local donde iremos guardando los libros que deseamos legalizar, por ejemplo, creamos la carpeta LIBROS.

Desde nuestro programa ContaPlus Flex vamos generando los diferentes libros que queremos legalizar y los vamos guardando en la carpeta LIBROS que previamente hemos creado.

Antes de iniciar la generación de los libros contables a legalizar, debemos tener en cuenta que son varios los formatos admitidos para la legalización de los mismos, pero de estos, ContaPlus Flex permite su generación en formato PDF, EXCEL (XLS) y RTF.

1.2. Generación del Libro diario:

1. 2.1. Para generar el libro diario accederemos al menú Informes y modelos/Financieros/Diario.

1.2.2. En la nueva ventana marcaremos la opción oficial y pulsaremos el botón Aceptar.

1.2.3. A continuación, nos preguntará la numeración con la que deseamos se genere el libro diario.

Numeración real continua o Numeración Existente: El libro diario se genera con la numeración que presenta nuestro diario.

Renumeración automática: El libro diario se genera previa renumeración del diario, los asientos se ordenarán por fechas.

1.2.4. Elegida la opción pulsaremos en el botón Aceptar y en la ventana destino de impresión elegiremos el destino según el formato con que deseamos se genere.

Si queremos que se genere en formato PDF, tendremos que agregar en ContaPlus Flex nuestra impresora SagePDFPrinter y marcar impresora por defecto.

Si queremos que se genere en formato EXCEL pulsaremos en el botón H.Calculo.

1.2.5. Generado el listado lo guardaremos en la carpeta LIBROS.

1.3. Generación del Balance de Situación:

1.3.1. Para la generación del balance de situación accederemos al menú Informes y Modelos/Financieros/Balance de Situación.

1.3.2. El balance de situación lo podemos generar en borrador, para ello indicamos el periodo de fechas y pulsamos en el botón Aceptar.

1.3.3. En la pantalla Destino de impresión seleccionaremos el formato con que deseamos se genere el balance de situación y lo guardaremos en la carpeta LIBROS.

1.3.4. Si deseamos generar el balance de situación en Formato Oficial y PDF accederemos previamente al menú Empresa/Empresas/ modificamos nuestra empresa y en la pestaña Balances indicaremos la fechas de inicio y cierre de ejercicio del ejercicio actual y su histórico.

1.3.5. A continuación, accederemos al menú Informes y Modelos/Financieros/Balance de Situación, pestaña Oficial. Marcaremos imprimir PDF y aceptar. Una vez generado el balance lo guardaremos en la carpeta LIBROS.

1.4.Generación de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

1.4.1. Para la generación de la Cuenta de pérdidas y ganancias accederemos al menú Informes y Modelos/Financieros/ Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

1.4.2. Al igual que el balance de situación podemos generarlo en borrador o en formato Oficial PDF.

1.5. Generación del Estado de Cambio del Patrimonio Neto.

1.5.1. Para la generación de este Estado accederemos al menú Cuentas anuales/ECPN.

1.5.2. Pulsaremos en el botón “Recalcular”, en este proceso ContaPlus Flex calcula el “Saldo Inicio y Saldo Fin” y si corresponde, tienes que reflejar las variaciones pulsando en las líneas intermedia que corresponda e indicando el valor.

1.5.3. Realizado el cálculo y efectuadas la variaciones, puedes generar el Estados Cambios Patrimonio Neto en borrador o en formato oficial PDF. Una vez generado lo guardamos en la carpeta LIBROS con todos los libros a legalizar.

1.6. Generación de la Memoria.

1.6.1. Para la generación de la Memoria accederemos al menú Cuentas Anuales/Configurar informes/Fórmulas de la Memoria. Aquí completaremos el Nombre de la Empresa y Nombre de Administrador.

1.6.2. Accederemos al Menú Cuentas Anuales/Configurar Informes/Modelo de Memoria.

Se abrirá la plantilla de la memoria donde incorporaremos los datos de La Nota 1 de la memoria y demás datos que no calcule ContaPlus Flex al no disponer de formulas y se deseen incorporar. Realizados los cambios, pulsaremos en el documento Word Archivo/Guardar.

1.6.3. Accederemos al menú Cuentas Anuales/Memoria. En este proceso ContaPlus Flex realizará los cálculos automáticos de los campos que disponen de fórmulas y conservará los datos incorporados manualmente en el paso anterior.

Por último, guardaremos la memoria como Memoria.rtf en la carpeta LIBROS.

1.7. Generación del Balance de Sumas y Saldos.

1.7.1. El Balances de sumas y saldos se genera desde el menú Informes y Modelos/Financieros/Sumas y Saldos

1.7.2. Desde aquí, se indica el periodo del que deseamos generar dicho balance.

1.7.3. En la ventana destino de impresión podemos seleccionar el formato con el que deseamos generarlo Hoja de Cálculo o PDF.

1.7.4. Generado el fichero lo guardaremos en la carpeta LIBROS con todos los libros a legalizar.

Generados y guardados todos los libros a legalizar en la carpeta LIBROS, podemos proceder a realizar el proceso propiamente de legalización de libros.

2. Proceso de Legalización de Libros

2.1. Acceso al menú Legalización de libros.

Para la legalización de los libros accederemos al menú Cuentas Anuales/Legalización de Libros

En la ventana “Legalización de Libros” visualizaremos todos los libros que se pueden legalizar.

2.2. Directorio de Legalización.

En primer lugar seleccionaremos el Directorio de Legalización, este será una ubicación distinta a la utilizada para guardar los LIBROS a legalizar.

Como directorio de legalización elegiré la carpeta LEGALIZACIÓN que previamente me crearé en el Disco Local.

2.3. Entrada de Libros.

La entrada de libros podemos realizarla de dos formas:

a) Haciendo doble clic sobre la línea del libro a legalizar.
b) Posicionado sobre el libro a legalizar pulsar en el icono “Entrada de libros”.

En la nueva ventana pulsamos en el icono “Añadir”.

En esta nueva ventana me indica el número de libro que estoy incorporando.

En Fecha Inicio se indica la fecha de apertura del libro que estoy legalizando.

En Fecha Cierre si indica la fecha de cierre del libro que  estoy legalizando.

En Fecha Cierre del libro anterior se indica la fecha del último libro legalizado del mismo tipo.

Seleccionamos el fichero que contiene la información del libro a legalizar:

Una vez incorporado el Libro podemos visualizar la siguiente información:

– Número de libro
– Fecha Apertura
– Fecha Cierre
– Fecha Cierre del libro anterior
– Ruta donde está ubicado el libro.

El proceso de incorporación de los libros es el mismo para todos los tipos de libros.

Por cada tipo de libro se pueden incorporar un máximo de 9 libros.

En el supuesto de incorpora más de un libro por cada tipo de libro debemos tener en cuenta que la fecha de apertura del siguiente libro tiene que ser mayor que la fecha de cierre del libro anterior.

2.4. Datos de Presentación.

Una vez incorporados todos los libros que deseamos legalizar procederemos a incorporar los Datos del Empresario/entidad y Datos del Presentador, para ello pulsaremos en el icono Datos de presentación.

Incorporamos los datos del Empresario/Entidad.

Incorporamos los Datos Presentador.

En esta ventana indicamos si queremos que el Registro emita la factura con o sin retención.

2.5. Procesar libros y firmas digitales.

El último paso será pulsar en el icono procesamiento de Libros y Firmas Digitales.

En el Directorio de Legalización, en nuestro caso C:\LEGALIZACIÓN se ha generado el fichero ZIP con toda la información de los libros a legalizar válido este para la Presentación Telemática.

Contenido del Fichero.ZIP.
– Datos.txt: Contiene los Datos del Empresario/Entidad y del Presentador.
– Desc.txt: Contiene los Datos de la Empresa
– Nombre.txt: Contiene la información de los libros que legalizamos.
– Libros que legalizamos.

2.6. Presentación telemática de los Libros.

La presentación telemática de los Libros se realizará con el Fichero Zip desde la página web www.registradores.org.